Ein führendes Hamburger Unternehmen im technischen Facility Management stand vor der Herausforderung, die Erfassung und Verarbeitung von Einsatzdaten seiner Serviceteams deutlich zu beschleunigen. Rund 100 Techniker dokumentierten Arbeitszeiten, verwendete Materialien und Folgeaufträge bislang entweder per manueller Eingabe in einer App oder erst nachträglich am Desktop. Dieser Prozess dauerte oft mehr als zehn Minuten pro Auftrag, führte zu Verzögerungen in Disposition und Abrechnung und belastete die Mitarbeiter mit zusätzlicher administrativer Arbeit. Zudem kam es durch fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Nachbearbeitungsaufwand in der Verwaltung und zu unklaren Informationsständen zwischen Service, Disposition und Abrechnung. Gesucht wurde eine Lösung, die ohne komplexe Umstellung der täglichen Arbeitsweise auskommt, sich nahtlos in bestehende Systeme integriert und gleichzeitig die Datenqualität signifikant steigert.
In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden entwickelte atflow einen KI-gestützten Workflow, der auf Sprachnachrichten als primärem Medium zur Datenerfassung basiert. Servicemitarbeiter übermitteln ihre Einsatzinformationen direkt per Sprache, wodurch die Eingabe in einer App oder am Rechner entfällt. Die Sprachnachrichten werden automatisiert transkribiert, in strukturierte Datensätze umgewandelt und ausgewertet. Bei Unklarheiten oder fehlenden Angaben, erhält der Mitarbeiter in Echtzeit Rückfragen. Sobald alle Informationen in der erforderlichen Qualität vorliegen, werden die Daten ERP-System des Kunden eingespielt und der Auftrag weitergeroutet. Durch die tiefe Integration in bestehende Prozesse werden die Informationen sofort für Folgeaufträge, Materialerfassungen und Abrechnungen nutzbar. Die Lösung nutzt moderne Sprach-zu-Text-Modelle und intelligente Logiken zur Plausibilitätsprüfung, um Eingabefehler zu minimieren und fehlende Angaben zu erkennen. Gleichzeitig wurde ein Berechtigungs- und Freigabekonzept implementiert, das sicherstellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten in Ihrem Verantwortungsbereich haben. Das System ist so konzipiert, dass es sich leicht auf weitere Anwendungsfälle im Unternehmen ausweiten lässt, von Wartungsprotokollen bis hin zur Dokumentation von Störungen.
Mit der Einführung des neuen Workflows konnte die Zeit für die Auftragserfassung um rund 90 Prozent reduziert werden: Von über zehn Minuten auf unter eine Minute je Vorgang. Die Automatisierung entlastet die Servicemitarbeiter, beschleunigt nachgelagerte Prozesse und erhöht die Qualität der erfassten Daten. Die Lösung zeigt, wie gezielt eingesetzte KI und tiefe Systemintegration in einem High-Value-Use-Case messbare Effizienzgewinne und nachhaltige Verbesserungen im operativen Geschäft ermöglichen.
